Pandemia COVID-19 w Europie zmieniła realia, a każdy kraj walczy z epidemią, poprzez szereg obostrzeń i regulacji. Wirus ma znaczący wpływ nie tylko na nasze codzienne życie i zdrowie, ale również na ekonomię. By temu choć trochę zaradzić wiele państw wprowadza przepisy, które mają za zadanie obniżyć negatywne skutki nadchodzącej recesji. Jednym z nich jest zalecenie pracy zdalnej, która ma służyć zapewnieniu ludziom bezpieczeństwa, ale co równie istotne – ma pomóc uchronić firmy przez utratą ciągłości biznesowej, jej negatywnymi skutkami jak brak płynności finansowej, koniecznością zwalniania pracowników czy bankructwem.
W Polsce wiele firm wprowadziło zasadę pracy zdalnej, z domu. Wszystko wskazuje również na to, że nie będzie to rozwiązanie krótkoterminowe. I choć daje ona wiele korzyści to może być początkowo dość trudna dla osób, które do tej pory nie pracowały w ten sposób regularnie. Oto kilka zasad, jak pracując zdalnie z domu nie zwariować, a do tego pracować efektywnie.
1. Określ jasne reguły
Bycie efektywnym, zdalnym pracownikiem wymaga dużej samodyscypliny i określenia odpowiednich granic, zwłaszcza, jeśli praca zdalna finalnie nie będzie tylko wyjściem w sytuacjach awaryjnych. Warto sobie wydzielić dedykowane miejsce do pracy. Jeśli możemy do tego celu przeznaczyć oddzielny pokój to świetnie, jeśli nie, warto zagospodarować jego część, dbając o to, by wokół nas nie było zbyt wiele elementów, które będą nas rozpraszać. (można np. nagrać kilka minut dźwięku – choćby za pomocą usługi testowania dźwięku Skype – najlepiej z rodziną w pobliżu, i posłuchać, sprawdzając, ile elementów może nas później rozpraszać). Należy również zadbać o odpowiednie, wygodne krzesło, słuchawki, biurko czy stół.
Równie istotne jest podzielenie dnia na dwa tryby: pracy i trybu domowego i tym samym wyraźnie rozdzielenie obowiązków zawodowych od domowych. Pewna rutyna jest nawet wskazana: prysznic, śniadanie a następnie praca w określonym i do tego przystosowanym miejscu, nie w piżamie, a w stroju dziennym. To wszystko po to, by wejść w jej odpowiedni rytm.
2. Zaangażuj najbliższych
Rozmowy dotyczące pracy zdalnej często koncentrują się wokół relacji pracownik-przełożony. Jednak bardzo ważnym o ile nie najważniejszym elementem jest rodzina i osoby z nami mieszkające. Jeśli dopiero zaczynamy pracować w takim modelu należy zrozumieć, że nie wpływa on jedynie na nas. Jeśli mamy dzieci w wieku szkolnym lub przedszkolnym, musimy nauczyć się wspólnie funkcjonować – doskonale, jeśli możemy w tym wypadku polegać na drugim dorosłym domowniku. Trzeba jednak ustanowić podział między pracą, a domem i starać się przestrzegać wprowadzonych godzin pracy. Warto często rozmawiać z domownikami o tym, jaki mamy harmonogram dnia i planować działania. Jeśli musimy zająć się czymś w domu można pracę nadrobić później.
Warto również wprowadzić jasne zasady dotyczące przerw. Te są nam niezbędne. Pracując zdalnie w domu np. przy dzieciach, trudno będzie nam poświęcić kilka godzin non-stop na służbowe obowiązki, bez poświęcenia choć części naszej uwagi najmłodszym domownikom. W tradycyjnym środowisku pracy mamy przerwy na kawę, lunch czy rozmowę ze współpracownikami. W ramach pracy zdalnej przerwy są istotne, gdyż ludzki organizm nie jest w stanie pracować w skupieniu przez kilka godzin. Praca zdalna daje większe możliwości w zakresie elastyczności, zatem warto nauczyć się z tego korzystać.
3. Wprowadź harmonogram dnia
Wiele osób, które zaczynają pracę zdalną początkowo spędza więcej godzin dziennie przed komputerem pracując dłużej, choć niekoniecznie efektywniej. By zmienić proporcje warto ustalić sobie – nawet ogólnie – harmonogram dnia, np. jeśli jesteśmy typem sowy, co oznacza, że lepiej nam się pracuje w drugiej połowie dnia, – w pierwszej kolejności zaczynamy od bardziej powtarzalnych i zarazem mniej kreatywnych obowiązków, np. czytamy i odpowiadamy na korespondencję e-mail, czytamy informacje związane z naszą branżą, ustalamy szybką listę tego, co mamy do zrobienia w danym dniu, zostawiając bardziej kreatywne zadania na inną porę dnia. Można też podzielić dzień na bloki, z krótkimi przerwami, w ramach których będziemy realizować poszczególne zadania.
4. Wspieraj się technologią
Praca zdalna to nie tylko ustalone zasady, dobre praktyki, wyodrębnienie odpowiedniego miejsca w domu, ale i rozwiązania, które pozwolą nam wykonywać ją skutecznie i efektywnie. W tym wypadku wiele zależy od firm, dla których świadczymy usługi pracy zdalnej. Doskonale, jeśli organizacja zna już jej wartość. Często ma to przełożenie na zastosowane rozwiązania IT. Wiele firm dla swoich pracowników i współpracowników udostępnia firmowy sprzęt: telefony, laptopy czy tablety, ale sprzęt to tylko jeden z koniecznych elementów. Co do zasady praca zdalna wymaga szybkiego i niezawodnego połączenia sieciowego z dużą przepustowością pasma. To po to, by pracować bez zbędnych opóźnień – słaba sieć może powodować opóźnienia w pracy, nawet na prostych aplikacjach.
Do pracy zdalnej potrzebujemy również programów do spotkań online czy wideokonferencji, jednak dostęp i możliwości zdalnego korzystania z firmowych zasobów: plików, aplikacji czy danych jest tu kluczowy. By umożliwić pracę zdalną część firm stosuje technologie VDI. Infrastruktura wirtualnego desktopu (VDI) pozwala na przeniesienie fizycznego komputera pracownika do sfery wirtualnej. Dzięki temu można pracować zdalnie z domu, identycznie jak z biura, mając dostęp do własnego pulpitu z osobistymi ustawieniami, aplikacjami czy danymi.
Każdy ma inne doświadczenia. Należy eksperymentować i wypracować własne zasady pracy w domu. Co równie ważne, należy przygotować się na to, że pracując zdalnie – podobnie jak pracując w biurze – będziemy odnosili zarówno sukcesy jak i porażki. Taki model pracy to nie urlop przed komputerem. Zmienia się lokalizacja jej wykonywania, ale projekty i obowiązki pozostają te same. Warto zachować przejrzystość w relacjach ze współpracownikami oraz menedżerami, monitorować efekty, uczyć się z popełnianych błędów i wprowadzać ew. zmiany.
